چگونه میز تحریر خود را مرتب کنیم؟

درست در لحظه ای که باید یک شماره تلفن ضروری را یادداشت کنید، همه خودکارهای جهان غیب می شوند، آخرین قطرات شارژ لپ تاپ دارد تمام می شود و فلش مموری که همیشه جلوی چشمتان بوده نیست، یک پیام صوتی مهم باید گوش دهید و هدفون آب شده رفته لای سطوح میز. اگر شما هم از آن دسته افراد عاشق نوشت افزار و لوازم اداری هستید و همیشه میزتان پر از این نوع وسایل است، پس باید به فکر سامان دادن آنها نیز باشید تا با این مشکلات روبرو نشوید و همیشه آن چیزی را که لازم دارید، در دسترس داشته باشید. در اتاق مطالعه یا دفتر کار معمولا میز نقطه کانونی اتاق است و اگر همیشه مرتب باشد تأثیر زیادی در انجام کارها دارد. یک میز درهم و نامرتب، تمرکز شما را کم می کند و به مرور زمان باعث ایجاد استرس و نگرانی خواهد شد. اما چطور یک میز مرتب و زیبا – البته کاربردی نه به سبک میزهای اینستاگرامی که فقط برای عکس گرفتن هستند – داشته باشیم؟ در ادامه ترفندهای مرتب کردن میز تحریر و کار را می خوانیم.

رایانه را در مقابل خود قرار دهید

اینکه رایانه درست مقابلتان قرار داشته باشد باعث می شود راحت تر تمرکز کنید و بدنتان کمتر آسیب ببیند. البته مانیتور باید با شما ۴۵ سانتی متر فصله داشته باشد. کابل های رایانه همیشه باعث بهم ریختگی میز می شوند، برای سامان دادن به آنها می توانید از نظم دهنده ها کمک بگیرید و یا با انواع بست آنها را پشت میز و دور از چشم ثابت نگه دارید.

لوازم پرمصرف را نزدیک دست اصلی خود قرار دهید

اگر راست دست هستید وسایلی را که بیشتر مورد استفاده است، در نزدیکی دست راست خود قرار دهید و برعکس. به طور مثال تلفن را در سمت دست راست خود قرار دهید. می گویید چه ارتباطی دارد؟ هر وقت تماس تلفنی گرفته می شود برای جواب دادن به آن مجبور نیستید کل بدنتان را بلند کنید. این یک مشکل بزرگ نیست، اما دسترسی به تلفن راحت تر است و به تدریج و در مرور زمان آسیب کمتری به بدن شما می زند.

فقط آنچه را که لازم دارید روی میز نگه دارید

تنها از نوشت افزار مورد نیاز بر روی میز خود استفاده کنید. همیشه یک خودکاری که با آن راحت هستید را بر روی میز خود نگه دارید، میز خود را شلوغ نکنید. شما به تعداد زیاد خودکار و مداد و ماژیک هایلایت، گیره کاغذ و یا هر نوع لوازم تحریر دیگری نیاز ندارید. از منگنه زیاد استفاده می کنید؟ خوب آن را روی میز خود نگه دارید؛ اما اگر جواب منفی است پس آن را در کشوی میز بگذارید. همه نوشت افزاز و وسایل روی میز شما می توانند در کشوها، جای مخصوصی داشته باشند. فقط وسایل و پروژه ها و اسناد مربوطه و فعال و یا دفتر، کتاب و جزوه درس های همان موقع را روی میز خود قرار دهید. آنهایی را که «بعدا» باید بهشان رسیدگی کنید، بگذارید برای همان «بعدا».

حتما آنچه را که لازم دارید روی میز نگه دارید!

اما نکته مهم، میز را خالی خالی و در پاکسازی افراط نکنید! قانون کلی این است وسایل مورد استفاده هر روزتان را بر روی میز خود قرار دهید و وسایلی که هفته ای دو بار از آنها استفاده می شود را در یک کشو و یا کنار میز خود قرار دهید. به گفته Amy Trager، یک متخصص حرفه ای در شیکاگو، حتی اگر یک بار در روز برای یک مداد یا تکه کاغذ از جای خود بلند شوید، مغز شما از ادامه بررسی پروژه‌ ای که روی آن کار می‌کنید، باز می ماند و حداقل برای ساعاتی خاموش می شود.

وسایل مشابه را یک جا قرار دهید

برای داشتن میز هنرمندانه نیاز به وسایل زیاد نیست، مگر اینکه واقعا یک هنرمند باشید که نوشت افزار، مدادرنگی ها، ماژیک ها، قلموها و … داشته باشید، اما در حالت عادی ممکن است تمام نوشت افزار و لوازم شما در یک کشو قرار بگیرند. فقط کافی است همین یک کشو را منظم بچینید. اگر چند کشو برای سامان دهی وسایل خود ندارید هیچ اشکالی ندارد یک کشو را به اسناد و مدارک کاغذی مهم و کشو دیگر را به وسایل دیگر اختصاص دهید.

یادداشت ها را از روی مانیتور حذف کنید

شما هم از آن افرادی هستید که هر دقیقه و ساعت، تمام مانیتور خود را با یادداشت پر می کنید و همه همه چیز را مهم می دانید؟ اما ممکن است یکی از یادداشت ها به زمین بیفتد و یا تصادفا راه را به سطل زباله پیدا کند. برخلاف آنچه بسیاری می گویند یادداشت های کاغذی چسبان، آن هم به تعداد زیاد، اصلا ایده خوبی نیست. این یادداشت ها باعث بهم ریختگی میز شما می شود، هر لحظه مواجه شدن با آنها تمرکزتان را به خودش اختصاص می دهد، باعث حواس پرتی می شود و اگر به تعویق افتاده باشند تنها مضطربتان می کنند. صرفاً سعی کنید یادداشت های خیلی مهم و فوری را بر روی مانیتور خود قرار دهید چرا که آنها جهت یادآوری هستند و پس از انجام دادن هم به سرعت حذف می شوند. لیست تست های نزده، جدول آزمون دو هفته بعد، کارهای انجام نشده یا حتی وظایف روتینی که باید انجام دهید، جایی روی مانیتور ندارند.

برنامه ریزی داشته باشید

بی نظمی زمانی اتفاق می افتد که هر چیزی در جای خود نباشد. شما می توانید برنامه کاری خود را با توجه به الویت همان یادداشت های بخش بالا، تنظیم و برای زمانتان برنامه ریزی کنید تا آن یادداشت های چسبناک بی معنی را از روی مانیتور از بین ببرید. یک دفترچه یادداشت برنامه ریزی می تواند جای کم و مفیدی از میز شما را بگیرد.

میز کار یا میز خاطره؟

قاب عکسی از آخرین نوروز خانوادگی شما، عکس یادگاری فارغ التحصیلی فرزندانتان و… همه اینها فوق العاده به یاد ماندنی و می توانند احساسات مثبتی را در طول روز ایجاد کنند، اما گذاشتن آنها بر روی میز کار، به ویژه اگر زیاده روی کنید، اصلا کار جالبی نیست. امروزه با وجود تلفن های همراه و عکس های همیشه در دسترس و ارتباطات لحظه ای، چندان نیازی به داشتن یادگاری های شخصی در اطراف میز نیست، چرا که آنها باعث حواس پرتی می شوند. سعی کنید تنها چند عنصر تزیینی بر روی میز خود قرار دهید. به یاد داشته باشید، شما پشت این میز نشسته اید که یا درس بخوانید یا کار کنید، نه اینکه در بحر خاطرات غرق شوید.

فایل ها را رنگ بندی کنید

ممکن است فکر کنید نیاز دارید همه چیز همیشه دم دستتان باشد، وگرنه دیگر آنها را پیدا نمی کنید، برای حل این مشکل، می توانید اسناد کاری را با پوشه های رنگی در بخش های مختلف بایگانی کنید. به این صورت که به طور مثال پوشه قرمز برای بازاریابی، پوشه سبز برای فروش، پوشه آبی برای طراحی، پوشه زرد برای گزارش ها است. به این ترتیب هنگامی که به یک مورد خاص نیاز دارید، به سرعت رنگ آن را تشخیص خواهید داد و آن مورد را پیدا می کنید. کشوهای میز هم جزئی از میز فضای کاری شما هستند و باید نظم داشته باشند.

تلفن همراه را داخل کشو بگذارید

تلفن همراه به هم ریختگی چندانی روی میز ایجاد نمی کند اما خودش سر منشا بی نظمی هاست. حالا دیگر همه ما نسخه دسکتاپ یکی دو پیام رسان را که بیشتر با آن سر و کار داریم، روی رایانه ها نصب کرده ایم، اگر هنوز به صورت کلاسیک به ایمیل پایبند هستید که چه بهتر، حتی اگر هیچ کدام از این ها نیست، اگر گوشی هوشمند دارید، می توانید پیامک تلفن همراه یا همان SMS را روی رایانه تان فعال کنید، تا در صورت نیاز با همان ارتباط برقرار کنید. اینطور تلفن همراه هم چند ساعتی در کشو میز کار یا تحریر استراحت می کند و شما هم مدام با اخبار و اطلاعاتی که نیاز ندارید، وقتتان را سپری نمی کنید.

قبل از اینکه از پشت میز برخیزید، آن را نظم دهید

قبل از اینکه از پشت میز بلند شوید، آن را نظم دهید، همه وسایلی را که از جای خود خارج شده اند، در جای خود قرار دهید و حتی در این روزهای کرونایی بد نیست که وسایلی که زیاد با آن ها در تماس بوده اید را ضدعفونی و گردگیری کنید. تمیز کردن روزانه مهم است تا روز بعد شروع تازه ای داشته باشید.

در نهایت …

میز نامرتب و آشفته مانعی است که شما را از انجام بهترین کارهای ممکن بغغاز می دارد. شما می توانید از این ایده ها و همچنین ابزارهای سامان دهی، برای نظم بخشیدن به میز و نوشت ابزار ها استفاده کنید تا بر روی کار خود متمرکز شوید و به ذهن خود آرامش دهید. ناگفته نماند که سامان دادن میز بر توانایی تان در کار و درس تأثیر می گذارد. محیط کاری شما تأثیر کاملی بر روی پروژه ها، وظایف و همکاری تیم شما دارد. وقتی این محیط عاری از هر نوع شلوغی باشد به شما کمک می کند تا روی ایده های بزرگ و خلاقانه کار کنید.